Naše e-mailové schránky jsou důležitým nástrojem pro komunikaci nejen v osobním, ale i v pracovním životě. Je tedy důležité vědět, jak zajistit, aby naše e-maily dosáhly do schránky doručených zpráv adresáta. Existuje několik klíčových věcí, které by váš e-mail měl obsahovat, abyste zvýšili jeho šance na doručení.
1. Správné oslovení a podepsání: Začněte svůj e-mail správným oslovením (např. “Dobrý den,” či “Dobré odpoledne,”) a zakončete ho vhodným podpisem (např. “S pozdravem,”). To dává vašemu e-mailu profesionální ráz a ukazuje, že jste si dal/a záležet na správné formě.
2. Předmět e-mailu: Předmět e-mailu by měl být stručný, jasný a informativní. Dobrý předmět přitáhne pozornost příjemce a zvýší šance, že váš e-mail bude otevřen a přečten. Vyhněte se dlouhým a nejasným předmětům.
3. Osobní oslovení: Pokud je to možné, oslovte adresáta jménem. Osobní oslovení vytváří přátelskou atmosféru a ukazuje, že jste se skutečně věnovali příjemci a jeho potřebám.
4. Jasné a strukturované zprávy: Dbejte na strukturovanost e-mailu. Rozdělte ho do odstavců, využívejte nadpisy a odrážkové seznamy pro zvýraznění klíčových bodů. To usnadní čtení e-mailu a zvýší jeho efektivitu.
5. Odpovědní termín: Pokud e-mail obsahuje žádost o odpověď nebo akci, určete jasný odpovědní termín. Tím usnadníte práci adresátovi a zvýšíte pravděpodobnost správné reakce.
Dodržování těchto 5 zásad může výrazně zvýšit šance vašeho e-mailu na doručení do schránky doručených zpráv. Dbejte na správnou formu, jasnost a efektivitu vašich e-mailů a zajistěte tak úspěšnou komunikaci prostřednictvím elektronické pošty.